엑셀 | 셀 서식 (Ctrl + 1)과 더 빠른 단축키

앞서 단순하지만 잘 모르는 단축키 에서 엑셀을 시작하며 엑셀을 셀들이 위아래 양옆으로 나열되어 있는 것을 적절하게 각 셀이 속성과 값을 가지게 하여 사람이 그 것을 볼 때에는 조화로운 표(table)가 되거나 글자의 나열은 문서처럼 보이거나 하는 등 여러가지 내용을 품게 할 수 있다 하였다.

셀 서식(Ctrl + 1)

이러한 셀이 가지고 있는 속성 중에는 서식이라는 속성이 있다. Ctrl 을 누른 채 1을 누르면 셀 서식 팝업창이 떠오른다.

물론 마우스 오른쪽 클릭을 하고 셀 서식을 찾아서 눌러도 같은 결과가 나타난다.
마우스를 전혀 사용하지 않을 수도 없는 노릇이기는 하나 마우스로 목록을 열어 열고자 하는 것을 찾는 것은 다소 시간이 많이 걸리는 편이다.

엑셀을 만든 사람이 누구인지 모르겠지만 (MS의 누군가?) 아마도 만들어 놓고 단축키를 부여하기 위하여 고민을 하였을 것이다. Windows가 이미 가지고 있는 고유의 단축키를 작동되게 하고 엑셀에서만 사용하는 고유의 단축키를 설정해 주고 남은 것들은 다른 방법(리본 메뉴를 사용하는 등 미리 지정된 단축키를 사용하지 않는 방법)을 통해서 기능을 구동하도록 하지 않았을까?

그런데 1번이라는 영광스러운 숫자키를 Ctrl이라는 키와 붙여 단축키로 부여해 준 것은 셀 서식 기능이 얼마나 중요한지를 짐작하게 한다.
중요하다고 하는 것은 많이 쓰거나 반드시 필요하거나 하는 기능일 것이다. 사용하기 어렵거나 이해가 안되거나 사용 빈도가 상대적으로 적은 기능이라면 중요하지 않은 기능으로 분류되었을 것이다.

셀의 서식은 표시하는 형식을 정의하고 맞춤으로 값이 나타내는 위치를 정의하고 글꼴,테투리,채우기 등의 탭으로 구성되어 있는데 이 것도 중요한것이 1번과 같이 왼쪽 끝에 위치하고 상대적으로 중요도가 낮은 것이 오른쪽에 위치하게 한 것이 아닐까 추측한다.

그런데 셀 서식을 정의하기 위하여 매번 Ctrl + 1 [+는 동시에 두 키를 누른다는 의미] 을 누르고 셀의 서식을 하나 하나 정의해 주어야만 하나?

사용자는 항상 바쁘고 시간이 없다. 엑셀로 예술을 하는 것이 아니므로 셀 하나 하나를 성심 성의껏 예쁘게 꾸미고 다양한 서식을 지정해 주는 것은 피곤하며 의미도 그렇게 없는 일인지 모른다. 심지어 Ctrl + 1 은 단축키를 사용하였으니 빠르게 셀 서식 팝업창을 튀어나오게 해 주어야 하지만 왜 그런지 셀 서식 팝업창은 신속하게 튀어나오지 않는다. 1~2초의 뜸을 들이면서 굼뜨게 나온다.

따라서, 몇가지 엑셀이 기본적으로 가지고 태어난 단축키를 사용하면 셀 서식을 팝업창을 통해 한 땀 한 땀 정의해 주지 않아도 어느 정도의 성과는 얻을 수가 있다. 모두 기억해야 할 필요는 없다. 기억이 나지 않으면 Ctrl + 1 로 셀 서식 창이 나오게 해서 관련 내용을 찾아서 지정해 주면 된다.

모든 단축키를 정리해 봐야만 하는 것도 아니다. (Life is too short)

예를 들어 Ctrl + 1이 셀서식이면 2번은 무엇일까?

• Ctrl + 2 : 글꼴 스타일 굵게

이 기능은 굳이 Ctrl + 2 로 하지 않고 Ctrl + b 를 사용하는 것이 좋다. 엑셀이 아닌 다른 프로그램에서도 Ctrl을 누른 채 b키를 누르면 굵은 스타일의 글자로 변하는 경우가 대부분이기 때문이다. bold체 라는 의미로 이해하면 b를 기억하기에도 좋다. Ctrl + 3 은 글꼴 스타일 기울임꼴인데 Ctrl + i 를 (italic체 라는 의미로 이해하면 i를 기억하기에도 좋다.) Ctrl + 4 는 밑줄이며 Ctrl + u 를(underline 이라는 의미로 이해) 사용하는 것이 좋다.

Joy가 엑셀을 사용하면서 아낌없이 많이 사용했던 기능에 대해서만 정리해 본다. 이 단축키들은 손에 익어버려서 굳이 생각하기 전에 손이 먼저 나가고 단축키가 아닌 방법으로 어떻게 하면 되는지 알지도 못한다.

F 단축키

• F2 : 현재 셀 편집 상태 - 엑셀은 Enter를 쳐도 아래로 내려가기만 한다. - 단순하지만 잘 모르는 단축키 - 단축키를 휘리릭 사용하여 빠르게 엑셀 작업을 하고자 하는 사람이 마우스로 셀에 더블클릭을 하여 셀 편집 상태가 되도록 할 수는 없는 것이 아닌가? F2를 누르고 편집하면 간단하다. F1은 도움말 - 상대참조와 절대참조, 참조와 값의 차이 - 이고 F2를 차지한 것은 셀 편집 상태가 되게 해주는 단축키이다. 얼마나 중요하면 F 키 중 2번을 차지했는지 짐작이 된다.

• Shift + F2 : 메모 넣기 - 그냥 F2를 누르면 셀 편집을 하게 되지만 Shift를 누른 상태에서 F2를 누르면 메모 삽입이 된다. 많은 셀에 메모를 연속적으로 넣고자 할 때 매번 마우스를 클릭해서 하는 것보다 빠르다.

• F12 : 다른 이름으로 저장 : 버젼 관리를 하기 위하여 여러개의 파일을 복제하면서 많이 쓰인다.

Ctrl 단축키

• Ctrl + D : 위의 셀을 아래에 복사 붙여넣기 - 위의 셀을 아래에 복사 붙여넣기를 하고자 하면 위의 셀에 가서 Ctrl + c 를 누른 후 다시 아래 셀로 와서 Ctrl + v 를 누르면 복사 붙여넣기가 된다. 이 때 기본값은 셀이 가지고 있는 서식도 같이 복사가 되고 참조식이 ‘$‘표시가 없이 포함되어 있다면 상대참조로 붙여넣기 된다. 이 것을 복사하고자 하는 셀 아래에 위치하였을 때 Ctrl + d를 누르면 같은 결과가 된다. Ctrl + c 누르고 다시 Ctrl + v 를 누르면 엑셀이 아닌 다른 프로그램에서 사용하는 것과 하는 방법도 같고 직관적이며 한번 누를거 서너번(화살표 키 포함) 누른다고 해서 그렇게까지 느려지는 것도 아닌데 새로운 단축키를 왜 알아야 하느냐고 생각할 수도 있다. 하지만 방대한 크기의 테이블을 다루는 중이라고 가정하면 Ctrl을 누른 상태에서 아래로 드래그 하는 등 내려가다 보면 위에 있는 것이 보이지도 않게 되거나 위로 올라갔다가 다시 내려오는 것이 번거로울 수도 있는 상황 같은 것이 발생할 수 있다. 이럴 때 드래그 하고 Ctrl + d 를 누르면 한번에 특정 셀 아래로 길게 많은 셀들이 한번에 채워진다. 크기가 그리 크지 않은 테이블의 경우에도 함수 등을 사용하여 위의 것을 아래에 똑같이 적용하고 싶을 수가 있다. 그럴 때 도움이 되어 상당히 유용한 단축키이다. 업무 상 엑셀을 시연할 필요가 있는 경우가 있었는데 이 키를 사용하여 위의 셀을 아래의 셀에 휘릭 휘릭 적용하는 것을 보고 ‘어떻게 하는거지?’ 하고 궁금하게 생각하는 사람도 있었다.

• Ctrl + Shift + 7 : 테두리가 생성된다. - 하나의 셀을 잡고 누르면 하나만 테두리가 생기가 여러개의 셀을 잡고 누르면 여러개의 셀의 가장자리에 테두리가 생긴다.

• Ctrl + F : 찾기 기능으로 다른 프로그램에서도 많이 사용된다. (Find)

• Ctrl + H : 바꾸기 - Ctrl + f 로 찾기 창을 띄운 후 Alt + p 를 눌러도 같은 결과를 낼 수 있으나 Ctrl + H 한번 누르면 바꾸기 창을 띄울 수 있다.

예를 들어 김, 이, 박, 최 라는 사람 이름이 나열되어 있는 Data가 있다고 할 때 박을 조라고 바꾸고 싶다면 박이 있는 셀에 위치하고 조를 쓰고 Enter를 누르면 된다. 다른 방법은 Ctrl + H 를 누르고 박 이라고 입력, Tab 키를 누른 후 조라고 입력, Alt + A 를 누르면 박이 조로 변경된다.

이렇게 바꾸기 기능을 이용한 다른 방법은 왜 필요한 것일까?

만약에 4개의 성이 아닌 수 없이 많은 이름이 ‘김, 이, 박, 최 …’ 백만개가 있는 테이블에서 수십만개의 박을 조라고 바꾸고자 한다면? 엄청난 반복을 해야 하고 힘든일이 되어 버리고 만다. 예를 문자열(Text)로 들어서 그렇지 상대참조 또는 절대참조를 하고 있는 함수의 형태였다고 하면 함수 안의 참조식만 살짝 바꿔주면 수없이 많은 셀에 포함된 함수식을 한번에 바꿀 수도 있다.

• Ctrl + N : 새 통합문서

• Ctrl + H : 이동

• Ctrl + K : 하이퍼링크

• Ctrl + Shift + L : 필터 - 이 작업은 테이블 형태의 데이터가 있을 때 필터로 묶고 싶은 데이터의 제목행에 해당하는 Head에 위치하고 Shift + Space - 단순하지만 잘 모르는 단축키 - 로 행을 잡은 상태에서 실행하면 필터 단추가 생성된다. 다시 한번 누르면 필터 단추가 없어진다. Alt, H, F, S 를 순차적으로 눌러도 되고 메뉴에서 필터를 찾아 눌러도 되지만 이렇게 단축키 한 방으로 필터 잡는 것이 습관이 되었다. 이 것도 다른 사람이 본다면 신기하게 바라보기도 하는 기능이다.

Ctrl + S(저장), Ctrl + C(복사), Ctrl + V(붙여넣기), Ctrl + X(잘라내기), Ctrl + Z(실행취소), Ctrl + P(인쇄), Ctrl + O(열기)는 엑셀이 아닌 프로그램에서도 대부분 작동하므로 기본기로 손가락에 단축키 DNA를 심어 주어야 한다.(많이 사용하는 순서로 나열하였다. 엑셀은 생각보다 불안정하고 큰 크기의 스프레드 시트를 작업하다 보면 갑자기 먹통이 되고 꺼지기도 한다. 따라서 Ctrl + S를 수시로 눌러 저장하는 것은 습관이 들어야 하며 F12를 눌러서 다른 이름으로 저장을 통해 파일 이름 끝에 v1,v2,v3,v4… 이런 식으로 버젼 관리를 하면서 작업하는 것이 좋다.)

• Ctrl + ; : 엑셀의 셀에서 컨트롤과 세미콜론을 누르면 오늘 날짜가 한번에 생성된다. 날짜를 쓸 일이 많은 경우에 기억해 두면 도움이 된다. 굳이 오늘 날짜가 아니라고 하더라도 오늘 날짜가 나오게 하고 년,월,일을 수정하면 처음부터 ‘년-월-일’을 입력하는 것보다 편할 수도 있다.

Alt 단축키

Alt키를 누르면 메뉴에 단축키를 누르라고 키를 나타내 보여준다. 나타내 보여주는 알파벳을 누르면 메뉴의 탭을 마우스로 누른 것과 같은 결과가 된다. 메뉴를 따라가서 실행하는 것이므로 한번만 누르면 아무 일도 일어나지 않고 몇 번을 눌러야 실행이 된다. 그래서 처음에는 이런 불편한 단축키를 왜 만들어 놓았는지 명확하게 이해를 못했었다. 그런데 무림의 고수들 , 엑셀 극강의 강자들은 이 Alt 단축키를 자유자재로 사용하며 빠른 엑셀 작업 속도를 내어 엑신(엑셀의 신)의 칭호를 갖고 있다는 것을 알게 되었다. 일단 익숙해지고 나면 머리가 생각할 겨를도 없이 서너번의 타이핑을 1초 이내에 손가락이 먼저 하고 있는 자신을 발견하게 된다.

• Alt, w, f, f : 틀고정 - 틀고정 상태에서 누르면 틀고정 취소가 된다.

• Alt, w, v, g : 눈금선 - 엑셀이 갖고 있는 고유의 셀 테두리 격자를 없어지게 한다. 이렇게 하면 흰색 판에 내용이 적혀 있어 깔끔하게 보일 수 있다.