엑셀 | 숫자와 표시형식 feat. 회계의 숫자 표시

숫자와 표시형식

숫자 표시형식 단축키

엑셀에 숫자를 쓰면 숫자가 그대로 나타난다. 숫자 ‘일만’을 쓰면 10000 이렇게 나타나는데 우리는 세 자리마다 , 을 써서 단위를 구별하는 것에 익숙해져 왔다. 왜 세자리마다 ,으로 구분하는지는 모르겠지만 회계를 하다 보면 ,이 하나 있으면 천원이고 ,이 두개 있으면 백만원인 것에 너무나 익숙해져 버린다. 그런데 1000 혹은 1000000 이러한 숫자를 보면 당혹스럽게도 ,이 없다는 이유로 숫자를 읽기가 어려워진다. 100000000 과 100,000,000은 숫자를 늘상 다루는 사람에게 있어서 읽는 속도와 편의에 있어 그 수준이 다르다. ,으로 나누어져 있으면 100,000,000은 일억이라고 쉽게 읽을 수 있지만 100000000 이라고 되어 있으면 한참을 쳐다보아야 하며 보기 싫어지기 마련이다.

엑셀의 숫자에 단 한번의 키를 눌러서 , 을 세자리마다 들어가게 할 수가 있다. 단축키 Ctrl + Shift + 1 (+는 +를 입력하라는 의미가 아니고 동시에 누른다는 의미, 이하 동일) 을 누르면 바로 100000000 이 100,000,000으로 변경된다. 상단의 리본 메뉴를 자세히 보면 변화를 알 수 있다. 홈 탭의 표시형식 에서 일반으로 되어 있던 것이 통화로 변경 되었다. 그렇다면 통화로 변경된 것을 다시 일반으로 바꾸고 싶다면? 1보다앞에 있는(1번키의 왼쪽 키) 키 Ctrl + Shift + `을 누르면 일반 표시형식으로 변경 되어 100000000으로 표시 된다. 이는 표시 형식에 불과하므로 셀이 가지고 있는 고유의 값은 100000000이며 통화 표시형식으로 변경할 경우 , 을 세자리마다 나타나게 해 준다.

회계에서의 숫자 표시 형식

엑셀에 숫자를 쓰고 표시형식을 더 자세하고 중요하게 다루는 경우가 있다. 단순히 숫자에 콤마를 찍는 것보다 더하여 양수와 음수, 0 에 대하여 다르게 표시하고 싶을 수가 있다.

회계를 주업으로 하시는 회계사, 회사의 회계팀 종사자, 그 밖의 회계 자료를 다루는 사람들은 관행적으로 양수와 음수를 쓸 때 양수는 그대로 숫자 100을 쓰고 음수는 (100)으로 괄호를 묶어서 표현한다. 그리고 세 자리가 넘어간다면 1,000과 (1,000)으로 , 을 표시하여 숫자를 기록한다. 이러한 관행이 언제부터 있었는지는 모르겠으나 책으로 회계를 공부하던 때 부터 그렇게 하다 보니 괄호는 음수라고 분리하는 것에 이미 익숙해져 있다.

그렇다면 엑셀이 세자리마다 , 을 찍어주고 음수는 (x,xxx) 으로 묶어서 보여주면 좋겠다. 이 기능은 엑셀과 Dart 편집기(전자공시 시스템에 제출하여 공시하기 위한 프로그램)의 호환에서 강력한 기능을 발휘한다.

Dart 편집기와의 호환을 위하여 0(Zero)은 0이라고 쓰지 않고 - 으로 표시하고 싶다. 이 또한 이유는 알 수 없지만 대부분 회계를 하면서 0 을 0 이라고 쓰지 않는다. 0 은 - 으로 써야만 한다. 또한 이러한 관행에 익숙해지고 나면 0 이라고 써져 있거나 음수인 100을 (100) 이라고 쓰지 않고 -100 이라고 써져 있는 것을 차마 볼 수가 없다.

• 이제 문제를 해결하자.

Ctrl + 1 을 통하여 셀 서식 팝업창을 소환한다. 표시 형식에 위치한 셀 서식 창이 나타나면 가장 아래에 위치한 사용자 지정을 선택하고 형식(T): 에 이렇게 입력한다.

#,##0;(#,##0);-

이 셀 서식을 지니게 된 셀은 숫자를 입력 받으면, 이를테면 일억의 경우 100000000을 입력하면 100,000,000이라고 표시 되고 음수 일억의 경우 (100,000,000)이라고 표시 되며 0 이 입력된다면 - 이라고 표시하게 된다.

Dart 편집기를 사용 할 때 표를 만들어 내용을 채우는 등 작업이 필요할 때 엑셀에서 모든 연산 또는 작업을 완료 한 후 Dart에는 값만을 복사(Ctrl + c), 붙여넣기 (Ctrl + v) 하여 입력해 주는 것이 좋다.

이러한 업무 Process로 회계 업무를 하는 회계인과 그렇지 않고 스프레드시트와의 연계 없이 Dart 편집기 안에 갇혀 하나씩 타이핑 하면서 업무하는 회계인의 업무 효율과 퇴근 시간에는 어마어마한 차이가 발생할 수 밖에 없다.